Bahagian Protokol ini mempunyai tiga unit iaitu Unit Data dan Maklumat, Unit Persediaan Majlis, dan Unit Penyimpanan dan Rujukan. Bahagian ini diketuai oleh Pegawai Protokol. I. Unit Persediaan Majlis Unit ini diketuai oleh Penolong Pegawai Protokol. Di antara tugas dan tanggungjawab Unit ini ialah:
- Mengatur persediaan istiadat, memberi panduan dan melaksanakan majlis-majlis beristiadat atau majlis-majlis rasmi dan upacara-upacara kenegaraan.
- Menyediakan rangka kerja dan jadual majlis-majlis beristiadat.
- Menyediakan peralatan dan perkakas istiadat sebelum majlis berlangsung.
II. Unit Data & Maklumat
Unit ini diketuai oleh Penolong Setiausaha Adat Istiadat. Di antara tugas dan tanggungjawab Unit ini ialah: - Memproses senarai, mengumpul maklumat, mencetak dan mengeluarkan jemputan orang-orang yang dijemput di majlis beristiadat, majlis-majlis rasmi dan upacara-upacara kenegaraan.
- Mengurus surat menyurat, mengawas fail-fail berkenaan dan borang-borang protokol.
- Menyediakan jumlah jemputan yang akan dijemput, jumlah kehadiran jemputan sebelum dan setelah istiadat atau majlis selesai.
- Menguruskan mesyuarat Jawatankuasa Jemputan dan Protokol.
- Mengedarkan surat-surat keliling untuk makluman unit-unit dan menyediakan arahan-arahan minit dan sebagainya.
III. Unit Penyimpanan & Rujukan
Unit ini diketuai oleh Penolong Pegawai Protokol. Di antara tugas dan tanggungjawab Unit ini ialah: - Mengumpul bahan-bahan, rekod, rujukan dan sebagainya yang diperlukan oleh Bahagian Protokol.
- Menyimpan contoh jemputan, kad masuk, peringatan istiadat atau majlis, teks doa selamat dan lain-lain yang diperlukan sebagai rujukan.
- Menyimpan fail-fail kehadiran.
- Menyimpan rekod-rekod istiadat atau majlis seperti fail, buku, risalah, media cetak dan sebagainya.
- Menyediakan bahan-bahan rujukan seperti gambar contoh pakaian, jemputan, bintang-bintang kebesaran dan sebagainya untuk keperluan jemputan.
|
