Skip Ribbon Commands
Skip to main content

Skip Navigation LinksBahagian Protokol

Bahagian Protokol ini mempunyai tiga unit kecil iaitu, Unit Data & Maklumat, Unit Persediaan Majlis, dan Unit Penyimpanan & Rujukan. Bahagian ini diketuai oleh Pegawai Protokol dan dibantu oleh dua orang Penolong Pegawai Protokol dan Penolong Setiausaha Adat Istiadat.

Fungsi utama bahagian ini adalah mengatur persediaan-persediaan, memberi panduan dan melaksanakan Majlis-Majlis Beristiadat, Majlis-Majlis Rasmi dan Upacara-Upacara Kenegaraan. 

Bahagian ini juga bekerjasama dengan Pejabat Grand Chamberlain bagi mengendalikan dan menyelaras susunan kedudukan jemputan. Sementara bagi  susunan kedudukan jemputan-jemputan orang kenamaan luar negara pula, bahagian ini akan merujuk dan meminta khidmat nasihat daripada Jabatan Prokotol dan Hal Ehwal Konsular, Kementerian Hal Ehwal Luar Negeri dan Perdagangan.

Selain itu, Bahagian Protokol juga bertanggungjawab memproses senarai, mengumpul maklumat, mencetak dan mengeluarkan jemputan bagi orang-orang yang dijemput dalam majlis-majlis tersebut. Selain itu, bahagian ini bertanggungjawab mengumpul bahan-bahan, rekod dan rujukan yang melibatkan keberangkatan Kerabat Diraja dan Pembesar-Pembesar Negara.

 


I. Unit Data & Maklumat

Unit Data dan Maklumat ini diketuai oleh Penolong Setiausaha Adat Istiadat dan dibantu oleh dua orang Pekerja Adat Istiadat Kanan. Di antara tugas dan tanggungjawab Unit Data dan Maklumat ialah:

  1. Memproses senarai, mengumpul maklumat, mencetak dan mengeluarkan jemputan orang-orang yang dijemput di Majlis Beristiadat, Majlis-Majlis Rasmi dan Upacara-Upacara Kenegaraaan.
  2. Mengurus surat menyurat, mengawas fail-fail ‘Am’ dan borang-borang Protokol.
  3. Menyediakan jumlah jemputan yang akan dijemput/carta jumlah kehadiran jemputan sebelum dan setelah Istiadat/Majlis selesai.
  4. Menguruskan mesyuarat Jawatankuasa Jemputan dan Protokol (Penyambut Tetamu)
  5. Mengedarkan surat-surat keliling untuk makluman unit-unit dan menyediakan arahan-arahan minit dan sebagainya.

II. Unit Persediaan Majlis

Unit ini diketuai oleh Penolong Pegawai Protokol dan dibantu oleh Pekerja Adat Istiadat Kanan. Di antara tugas dan tanggungjawab unit ini ialah:

  1. Mengatur persedian-persediaan istiadat, memberi panduan dan melaksanakan Majlis-Majlis Beristiadat atau Majlis-Majlis Rasmi dan Upacara-Upacara Kenegaraan.
  2. Menyediakan rangka kerja dan jadual Majlis-Majlis Beristiadat.
  3. Menyediakan peralatan dan perkakas Istiadat sebelum majlis berlangsung.

III. Unit Penyimpanan & Rujukan

Unit ini diketuai oleh Penolong Pegawai Protokol dan dibantu oleh Pekerja Adat Istiadat Kanan. Unit Penyimpanan dan Rujukan bertanggungjawab:

  1. Mengumpul bahan-bahan, rekod, rujukan dan sebagainya yang diperlukan oleh Bahagian Protokol.
  2. Menyimpan contoh jemputan/kad masuk/peringatan istiadat/majlis teks doa selamat dan lain-lain yang diperlukan sebagai rujukan.
  3. Penyimpan fail-fail kehadiran.
  4. Penyimpan rekod-rekod istiadat/majlis seperti fail, buku, risalah/media cetak, CD dan sebagainya.
  5. Menyediakan bahan-bahan rujukan seperti pakaian, jemputan, bintang-bintang kebesaran dan sebagainya untuk keperluan jemputan